Ao longo dos nossos artigos, acompanhamos a evolução dos documentos fiscais, dos eventos, dos sistemas, das parametrizações e dos cadastros.
Cada um desses elementos possui sua importância.
Mas todos eles possuem algo em comum.
A informação.
É ela que circula entre documentos, sistemas, áreas e processos.
E, dentro da Reforma Tributária, a qualidade dessas informações torna-se um dos principais fatores para o sucesso das operações.
A informação está no centro das mudanças
A implementação do IBS e da CBS amplia a necessidade de informações corretas, estruturadas e integradas.
Documentos fiscais.
Cadastros.
Eventos.
Sistemas.
Todos dependem da qualidade dos dados registrados ao longo das operações.
Por isso, a informação deixa de ser apenas um detalhe operacional e passa a ocupar posição estratégica.
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O sistema entrega aquilo que recebe
Os sistemas são fundamentais.
Eles calculam.
Processam.
Integram.
Geram documentos.
Mas os resultados dependem das informações disponíveis.
Se os dados forem incorretos, incompletos ou inconsistentes, os resultados também poderão apresentar problemas.
Por isso, investir apenas na tecnologia nem sempre é suficiente.
A qualidade começa antes da emissão
Muitas vezes associamos a qualidade das informações ao documento fiscal.
Mas ela começa muito antes.
Ela nasce:
- nos cadastros;
- nas parametrizações;
- nos processos;
- na comunicação entre as áreas;
- no conhecimento das operações.
Quando essas etapas funcionam adequadamente, os documentos tendem a refletir essa qualidade.
As áreas precisam trabalhar juntas
A informação raramente pertence a uma única área.
Ela percorre:
- comercial;
- compras;
- logística;
- faturamento;
- fiscal;
- contabilidade;
- tecnologia.
Por isso, a comunicação passa a ter papel fundamental.
A qualidade das informações também é resultado do trabalho em equipe.
O retrabalho possui um custo
Quando as informações apresentam inconsistências, surgem:
- correções;
- revisões;
- retrabalho;
- ajustes;
- impactos operacionais.
Por isso, investir tempo na qualidade da informação tende a reduzir problemas futuros.
Muitas vezes, revisar antes custa menos do que corrigir depois.
A Reforma Tributária amplia essa responsabilidade
A crescente integração entre documentos e sistemas faz com que a qualidade das informações se torne ainda mais relevante.
Quanto mais conectados estiverem os processos, maior tende a ser o impacto das informações registradas.
Por isso, a preparação para a Reforma envolve muito mais do que conhecer a legislação.
Ela envolve compreender as operações.
O que as empresas podem fazer?
Algumas medidas podem ajudar:
- revisar processos;
- integrar áreas;
- revisar cadastros;
- validar parametrizações;
- promover treinamento;
- documentar procedimentos.
A tecnologia continuará sendo importante.
Mas a qualidade das informações continuará dependendo das pessoas.
Para finalizarmos
A Reforma Tributária mostra que os documentos, sistemas e processos possuem algo em comum.
Todos dependem da qualidade das informações.
Por isso, investir na origem dos dados, na integração das áreas e na revisão dos processos passa a ser uma das principais estratégias de preparação.
Porque, em um ambiente cada vez mais conectado, a qualidade das informações influencia diretamente a qualidade dos resultados.
“A informação percorre sistemas, documentos e processos. Mas sua qualidade continua sendo construída pelas pessoas que participam da operação”.
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