Já observamos que os documentos fiscais, eventos e parametrizações se conectam dentro da Reforma Tributária.
E também que a tecnologia, por si só, não é suficiente para garantir a qualidade das informações.
Agora chegamos a um dos pilares mais importantes desse novo ambiente.
Os cadastros.
Produtos.
Serviços.
Clientes.
Fornecedores.
Operações.
Todas essas informações alimentam os sistemas e influenciam diretamente os resultados produzidos pelas empresas.
Por isso, a qualidade dos cadastros torna-se cada vez mais estratégica.
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O cadastro é a origem da informação
Quando um documento fiscal é emitido, diversas informações já foram previamente definidas.
Descrição.
Classificação.
Tributação.
Operação.
Regras de cálculo.
Grande parte desses dados nasce nos cadastros.
Por isso, qualquer inconsistência nessa etapa pode produzir reflexos ao longo de todo o processo.
A Reforma Tributária amplia essa responsabilidade
A implementação do IBS e da CBS exige novas informações, novas classificações e novas regras.
Isso faz com que os cadastros ganhem ainda mais importância.
A qualidade das informações passa a influenciar:
- documentos fiscais;
- cálculos;
- apurações;
- controles;
- integrações;
- obrigações acessórias.
Quanto melhor a informação na origem, maior tende a ser a qualidade dos resultados.
Os sistemas dependem dos dados que recebem
Muitas vezes espera-se que a tecnologia resolva problemas operacionais.
Mas os sistemas apenas processam as informações disponíveis.
Se os dados estiverem incorretos, incompletos ou desatualizados, os resultados também poderão apresentar inconsistências.
Por isso, investir em tecnologia sem investir na qualidade das informações pode gerar retrabalho e dificuldades operacionais.
O impacto vai além do departamento fiscal
Os cadastros não pertencem a uma única área.
Eles envolvem:
- fiscal;
- comercial;
- compras;
- faturamento;
- logística;
- tecnologia;
- contabilidade.
Por isso, a qualidade das informações depende da integração entre as áreas e da definição clara de responsabilidades.
O risco da falta de comunicação
Este tema apareceu diversas vezes em nossos artigos.
A comunicação.
Quando as áreas trabalham de forma isolada, os riscos aumentam.
Informações podem deixar de ser compartilhadas.
Regras podem ser interpretadas de formas diferentes.
Decisões podem ser tomadas sem considerar os impactos operacionais.
A Reforma Tributária reforça a necessidade dessa integração.
Cadastro também é conhecimento
Um cadastro bem estruturado não representa apenas uma informação inserida no sistema.
Ele representa:
- conhecimento da operação;
- entendimento da legislação;
- experiência prática;
- alinhamento entre áreas.
Por isso, revisar e manter os cadastros atualizados passa a ser uma atividade estratégica.
O que as empresas podem fazer desde já?
Algumas medidas podem contribuir para a preparação:
- revisar cadastros existentes;
- identificar informações desatualizadas;
- documentar regras internas;
- integrar as áreas envolvidas;
- promover revisões periódicas.
Quanto melhor a informação de origem, menores tendem a ser os problemas posteriores.
Muito além de um registro no sistema
Talvez uma das maiores contribuições da Reforma Tributária seja justamente mostrar que os cadastros possuem papel muito maior do que muitas vezes imaginamos.
Eles influenciam documentos.
Processos.
Cálculos.
Integrações.
E ajudam a construir a qualidade das informações utilizadas pelas empresas.
Para encerrarmos
Os sistemas continuarão desempenhando papel fundamental dentro das organizações.
Mas a qualidade das informações continuará começando nos cadastros.
Por isso, a preparação para a Reforma Tributária passa não apenas pela tecnologia, mas também pela revisão das informações que alimentam os processos.
Porque, em um ambiente cada vez mais integrado, a qualidade do resultado depende da qualidade da origem.
“Os sistemas processam informações. Mas a qualidade dos resultados começa muito antes da emissão do documento: ela começa no cadastro”.
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