Todos esses elementos possuem algo em comum, a informação.
Documentos fiscais, eventos, sistemas, cadastros, parametrizações e a importância das pessoas dentro da Reforma Tributária.
Mas tão importante quanto a informação é compreender como ela circula dentro das organizações.
Quem cadastra.
Quem valida.
Quem analisa.
Quem acompanha.
Quem responde.
A Reforma Tributária reforça a necessidade de clareza sobre essas responsabilidades.
A informação percorre várias áreas
Uma operação pode começar no comercial.
Passar pelo cadastro.
Alimentar o sistema.
Gerar documentos.
Produzir reflexos fiscais.
Impactar a contabilidade.
Chegar ao financeiro.
Por isso, a informação raramente pertence a uma única área.
Ela percorre diversos setores da empresa.
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Quando as responsabilidades não estão claras
Em algumas situações, as organizações enfrentam dificuldades não por falta de tecnologia ou de conhecimento.
Mas pela ausência de definições.
Quem é responsável?
Quem deve ser consultado?
Quem participa das decisões?
Quando essas respostas não estão claras, surgem:
- retrabalho;
- informações divergentes;
- dificuldades operacionais;
- problemas de comunicação.
A Reforma Tributária amplia essa necessidade
O novo ambiente tributário exige:
- integração;
- qualidade das informações;
- processos bem definidos;
- comunicação entre áreas.
Quanto mais conectados estiverem os processos, maior tende a ser a necessidade de clareza sobre as responsabilidades.
Governança não significa burocracia
Muitas vezes a palavra governança pode parecer distante da rotina das empresas.
Mas, na prática, ela representa algo bastante simples.
Definir:
- quem executa;
- quem valida;
- quem acompanha;
- quem participa;
- quem decide.
Essas definições ajudam a reduzir dúvidas e fortalecem os processos.
A comunicação continua sendo essencial
A comunicação apareceu diversas vezes em nossa abordagem.
E ela continua sendo um dos principais pilares da governança das informações.
Compartilhar impactos.
Ouvir as áreas envolvidas.
Alinhar expectativas.
Promover o diálogo.
Tudo isso contribui para a qualidade dos resultados.
A tecnologia apoia os processos
Os sistemas ajudam a registrar informações.
Os documentos ajudam a formalizar operações.
As integrações ajudam a compartilhar dados.
Mas a definição das responsabilidades continua sendo uma atividade das pessoas.
O que as empresas podem fazer?
Algumas medidas podem contribuir:
- mapear processos;
- definir responsabilidades;
- envolver as áreas impactadas;
- documentar procedimentos;
- estimular a comunicação.
Quanto maior a clareza, menor tende a ser o retrabalho.
Muito além da informação
Talvez uma das maiores contribuições da governança seja justamente mostrar que a informação precisa de organização.
Ela precisa saber:
- onde nasce;
- por onde circula;
- quem a utiliza;
- quem a valida.
Isso fortalece os processos e contribui para a qualidade das operações.
Para finalizarmos
A Reforma Tributária reforça a importância da qualidade das informações.
Mas também evidencia a necessidade de clareza sobre as responsabilidades.
Porque documentos, sistemas e processos dependem das pessoas responsáveis por suas atividades.
E compreender quem participa de cada etapa também faz parte da qualidade das informações.
“A informação percorre a empresa inteira. Mas a clareza sobre quem participa do processo ajuda a transformar informações em resultados”.
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